Produção de eventos: como fazer um briefing para eventos corporativos?

Um briefing de eventos bem elaborado é um fator valorizado por quem trabalha com produção. Esse documento é essencial para que a sua equipe esteja alinhada aos processos e motivada a concluir todas as etapas estabelecidas durante a fase de planejamento.

Para entender mais sobre a sua importância, quais informações são indispensáveis e como melhorar a experiência do seu evento corporativo, continue a leitura deste post.

O que é um briefing?

O briefing é a união das informações relevantes para o desenvolvimento de um projeto. Ele se aplica nos mais variados tipos de negócio, inclusive, na produção de eventos. A partir dele é possível elaborar o roteiro das ações que deverão ser executadas para que toda a programação ocorra normalmente e as expectativas sejam atendidas.

Agrupar todas as informações do evento

Em um briefing de eventos é preciso coletar e demonstrar todas as informações que são imprescindíveis à organização. Alguns pontos são importantes referentes ao conceito e visão da marca que pretende realizar o evento corporativo.

Tudo isso faz com que o participante tenha uma visão clara do que vai conseguir encontrar ao longo do evento. Após ter essa clareza fica muito mais fácil definir quais são os objetivos. Isso é fundamental para o sucesso do projeto.

Conhecer os setores e pessoas envolvidas no evento

A definição do público-alvo é um dos pontos-chave para o alcance do sucesso do evento. Nessa lógica, toda a estruturação e planejamento é feita com base no entendimento de quais pessoas participarão.

Para entender a importância dessa análise, vamos ilustrar um exemplo de como isso precisa estar bem definido no briefing de eventos. Veja logo abaixo!

Imagine que haja um evento para advogados, promotores e juízes. Ou seja, voltado para o público de direito. Além disso, pense que existem outros para público nerd, pessoas entre 16 e 25 anos de idade. Fica muito prático perceber que o nível de linguagem e outras atividades a serem executadas são bastante diferentes em ambos os casos.

Isso demonstra como é importante saber exatamente quem são as pessoas envolvidas, direta ou indiretamente, no evento. Esse fato também se aplica à informação dos setores dispostos na organização do projeto. Pense sempre nisso!

Identificar todas as ações a serem realizadas

No briefing de eventos é muito importante constar todo o conjunto de ações que o participante vai ter o direito de estar presente. Dessa forma, ele pode selecionar aqueles mais importantes e se programar de forma mais produtiva para não perder nenhum detalhe.

Como construir um briefing para a produção de eventos?

Na maior parte das vezes o briefing serve para orientar profissionais que não estão diretamente envolvidos no planejamento e, por isso, podem falhar durante a execução. Portanto, é fundamental construir um documento amplo e de fácil leitura. Para isso, conheça algumas informações que não podem faltar.

Adicionar detalhes sobre as ações envolvidas no evento

Como já foi dito ao longo do texto, diversos detalhes ocorrem na hora de executar um bom evento. Então, não é preciso se esforçar muito para descobrir que muitas oportunidades podem ser perdidas, caso não haja um bom nível de detalhamento.

O participante pode se confundir com horários, procedimentos de identificação, entre outras infinidades de eventualidades. Para evitar esse tipo de problema, é muito recomendado que haja um detalhamento de todas as ações envolvidas, inclusive com a adição de pequenas descrições ao texto. Tudo isso aumenta a facilidade e traz garantias de que o evento transcorrerá da melhor forma possível.

Definir o orçamento

O orçamento é a base para a execução de um bom evento corporativo. Com uma análise detalhada dos custos e demais investimentos necessários, torna-se possível ter uma boa previsibilidade financeira do acontecimento.

Ou seja, minimizam-se as chances de que haja uma aplicação de um grande volume de dinheiro sem a geração de um resultado positivo. É preciso não negligenciar a formação de todo o orçamento base.

Objetivos

Sem qualquer especificação do que se pretende alcançar, é praticamente impossível metrificar os resultados. Sendo assim, é preciso descrever quais diretrizes devem ser cumpridas. Em parceria com o time de planejamento, estabeleça se a meta é vender mais, duplicar os lucros, atingir um novo público ou qualquer que seja o rumo das suas ações.

Público-alvo

Para quem o evento está sendo feito? Esse é um questionamento fundamental para a produção de eventos. A partir das características e peculiaridades desse público, fica mais fácil entender as suas preferências, os seus anseios e quais diferenciais você oferecerá. Por meio dessas referências, as chances da sua comunicação ser mais efetiva são ainda maiores.

Informações gerais

Nesta etapa, é necessário inserir alguns dados importantes e que não foram abordados anteriormente. Portanto, explique o local em que o evento será realizado, informe a duração das atividades, apresente os patrocinadores e forneça o endereço do site e das mídias sociais. Se entender que algum outro dado precisa constar, não hesite em acrescentá-lo.

Cronograma

O tempo é um aliado indispensável para evitar falhas e contornar possíveis imprevistos. Por isso, visualizar todos os estágios de um projeto por meio do cronograma é um passo muito importante para o seu evento.

Além de distribuir melhor as funções e figurar com clareza todos os processos, é possível agir com antecedência para que haja tempo suficiente de executar todas as tarefas ou, se necessário, mudá-las completamente.

Seja para o treinamento de funcionários, o lançamento de produtos ou o encontro de gestores, a alternativa mais eficaz para a produção de eventos de negócio em um mercado tão concorrido é a diferenciação. Por intermédio dessas reuniões, é factível gerar novas oportunidades e oferecer uma experiência especial aos seus convidados.

Deixamos bem claro que o briefing de eventos é praticamente uma bússola que guia a execução de um bom projeto. Economizar tempo e ganhar produtividade são fatores que valem ouro quando se trata desse tema!

Agora que você já sabe tudo sobre briefing de eventos, chegou a hora de a criar bons convites para o seu evento corporativo. Quer descobrir como? Então, confira agora mesmo as nossas 5 dicas incríveis para criar um convite adequado para o seu projeto e garantir a presença dos convidados.