4 dicas de organização de eventos

Investir na organização de eventos corporativos é mais que uma estratégia fundamental para garantir o sucesso da produção. Afinal, esse tipo de realização tem infinitas funções e objetivos para um negócio, podendo trazer resultados incalculáveis para a empresa, como treinamentos pessoais, palestras, fidelização de parceiros, posicionamento da marca, campanhas de incentivo, entre muitos outros.

No entanto, para que o evento realmente traga retornos positivos, o segredo é planejar cada etapa essencial da produção e investir em alternativas eficientes, desde a definição da proposta até a escolha do local.

Justamente por isso, preparamos um post com as dicas básicas que não podem faltar a nenhuma organização de eventos corporativos. Quer conferir e saber por onde começar? Então, continue até o fim e tome nota dos conselhos. Vamos lá!

1. Faça um bom planejamento

O primeiro passo para a organização de eventos é ter um plano bem definido da proposta. Esse planejamento inclui, por exemplo, o tipo de realização que você tem em mente (palestra, reunião, jantar, happy hour, workshop etc.), o objetivo principal (integração de equipe, capacitação, aproximação de parceiros etc.), o tamanho, a programação, o espaço (local fechado, sala, auditório, espaços alternativos etc.), as datas, entre outros.

Enfim, desenhe o seu evento e coloque no papel todas as suas ideias, contatos e pesquisas para, aos poucos, modelar um protótipo ideal. Nessa etapa, você já pode levantar alguns contatos e valores de fornecedores e parceiros estratégicos para facilitar na escolha futuramente.

2. Defina bem o orçamento do evento

O valor de investimento é sempre um grande desafio na organização de eventos. Afinal, é um tipo de estratégia que não vale a pena economizar demais e, por outro lado, é preciso controle para não gastar em excesso.

Por isso, a dica é se planejar com a devida antecedência e criar uma planilha de gastos necessários, assim como um ROI para aquela realização. Destaque o que é custo fixo e variável, inclua todos os gastos envolvidos, desde o seu táxi até a logística completa de equipamentos e imponha metas e limites à equipe.

Como dica, busque alternativas que reduzam os custos do evento, como a escolha de locais já especializados nesse tipo de realização, pois, normalmente, já contam com uma estrutura própria, não necessitam de fornecedores externos e já detêm certas experiências.

3. Escolha os fornecedores

Aproveitando o gancho do tópico acima, outra etapa importante da organização de eventos corporativos é a definição dos fornecedores e parceiros. Lembre-se da última dica de escolher locais com infraestrutura e experiências, pois isso reduz significativamente a necessidade de buscas e controle de terceiros.

No entanto, muitas vezes, é inevitável recorrer a esses parceiros e isso deve ser feito de forma estratégica. Como dica, avalie o preço ofertado, a qualidade dos serviços e produtos oferecidos, as referências da empresa ou profissional, as especializações e a experiência de mercado.

4. Aposte em espaços diferenciados

Durante a organização do evento, não se prenda a padrões convencionais de espaços como salas de reunião ou auditórios, por exemplo. Hoje, para uma produção trazer mais retorno é fundamental que ela promova experiências ao público e a escolha do local é fator crucial para isso. Que tal impactar seus convidados com atividades diferenciadas, ambientes incríveis e com serviços inovadores?

Para isso, busque por alternativas que agreguem esses valores ao seu evento corporativo, como espaços gourmet ou salas de festas, por exemplo. Aposte em ideias fora da caixa e proporcione as melhores experiências ao seu público.

Enfim, essas são as 4 dicas essenciais e infalíveis para a organização de eventos corporativos. Não importa o tipo de realização que você tem em mente, se conseguir fazer um planejamento adequado e souber aproveitar as ideias inovadoras, a tendência é que sua produção seja um sucesso. Para finalizar, encontrar um espaço especializado e com toda a infraestrutura de serviços e produtos necessários é ponto-chave para que tudo saia conforme imaginado e com os convidados mais que satisfeitos.

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