Não sabe como fazer reuniões produtivas? Aprenda aqui!

Você sabe como fazer reuniões produtivas? Muitas pessoas sentem certo desprezo pelas reuniões, algumas por conta de experiências desagradáveis, como encontros muito demorados e sem objetivos bem definidos, outras pelo simples fato de não saberem planejar uma.

No mundo dos negócios não tem como fugir delas, por isso, é importante pensar em como organizá-las de modo a alcançar os melhores resultados. As reuniões já fazem parte do dia a dia corporativo, além de serem essenciais para as estratégias organizacionais e resolução de problemas.

Continue a leitura e descubra como fazer reuniões produtivas na sua empresa!

Faça planos com antecedência

É preciso deixar claro o que vai acontecer na reunião. Envie para todos os envolvidos, com antecedência, o assunto principal do encontro, ou seja, a pauta que vai ser analisada e discutida.

Além disso, antecipe os textos, gráficos e outras leituras que podem ser feitas, assim as pessoas chegam preparadas para as discussões, que podem ser focadas na avaliação de cada assunto.

Convide apenas quem é essencial

As reuniões produtivas, geralmente, são aquelas que possuem menos pessoas, porque as contribuições tendem a ser direcionadas, diferentemente de reuniões gerais em que se misturam cargos.

Um grande número de pessoas em reuniões com assuntos pontuais pode dificultar a tomada de decisão. Nesse sentido, apenas os responsáveis diretos devem participar e depois repassar as decisões aos outros colegas.

Limite o tempo da reunião

O tempo é o maior inimigo das reuniões. Quase todo mundo reclama da demora de reuniões sobre assuntos que poderiam ser resolvidos no corredor da empresa. Quando você define o objetivo e o foco, fica bem mais fácil limitar o tempo, que não precisa ser estendido por horas se o assunto for resolvido em minutos.

Indique um responsável pela conversa

Alguém precisa guiar a conversa. Não precisa ser, necessariamente, o presidente da empresa ou o gestor responsável pelo setor, mas precisa ser uma pessoa que conheça profundamente o problema levantado e tenha pulso firme para levar a conversa adiante sempre que houver interrupções desnecessárias.

Tenha objetivo e foco bem definidos

Como vimos, para fazer reuniões produtivas é preciso ter objetivo e foco bem definidos. Não adianta marcar um encontro apenas por marcar. Aposte no simples, no minimalismo, e faça pequenos encontros para assuntos que, realmente, sejam essenciais de serem discutidos no momento.

Considere o formato de cada reunião

Nem sempre as reuniões têm o mesmo número de participantes. Quase nunca é pelo mesmo motivo e podem acontecer em momentos planejados ou necessários por conta de urgências.

Para cada reunião você pode pensar um formato, prezando sempre pelo encontro presencial e por momentos que, por mais tensos que sejam, tragam resultados positivos. Um almoço de negócios, por exemplo, não precisa de um planejamento muito detalhado, porém é essencial pensar antecipadamente em como encantar o cliente.

Agora que você já sabe como fazer reuniões produtivas, chegou o momento de finalizar a reunião. Não é apenas um tchau e até a próxima, certo? Em reuniões de negócios as ideias precisam ser amarradas ao final e registradas em ata com os pontos acertados e cronograma futuro para ser divulgado aos colegas que, por algum motivo, não participaram do encontro.

Em reuniões com funcionários ou clientes externos, é extremamente importante pensar na construção dessas relações. Então, confira 5 boas estratégias de relacionamento com o cliente!