Gestão de eventos: confira 3 ferramentas que podem ajudar

Em tempos de tecnologia e conectividade, não dá para falar de gestão de eventos sem recorrer a algum tipo de ferramenta, sistema ou aplicativo de organização e planejamento.

Quer conhecer algumas dessas soluções e saber por que vale tanto a pena contar com esse suporte tecnológico no dia a dia de suas produções? Então continue a leitura até o final e tome nota das dicas que separamos a seguir. Vamos lá?

Afinal, qual o papel da tecnologia na gestão de eventos?

Por mais que a escolha de um local adequado e experiente para a realização de seu evento facilite boa parte do trabalho de uma produção, há inúmeras tarefas e atividades com que, obrigatoriamente, você e sua empresa precisarão se preocupar e, principalmente, saber gerir.

Afinal, uma gestão de eventos realmente eficiente precisa levar em consideração um cronograma detalhado com prazos, um controle apurado de custos, uma organização e distribuição das atividades, uma agenda bem elaborada, entre outras tarefas fundamentais, que não cabem mais serem tratadas de forma manual diante tamanha variedade de opções tecnológicas na internet, inclusive com muitas sendo gratuitas.

Quais ferramentas são indicadas para uma gestão de eventos?

Como a produção e a gestão de eventos são atividades extremamente versáteis e flexíveis, você pode recorrer a diversos tipos de ferramentas, que não necessariamente foram desenvolvidas com exclusividades para esse ramo. Há muitos sistemas e aplicativos globais e que conseguem atender perfeitamente todas as necessidades das mais variadas áreas de atuação. Vamos conferir alguns exemplos!

1. Sympla

A primeira dica para quem produz eventos é o Sympla, uma plataforma dedicada exclusivamente a divulgar produções de todos os tipos. O mais interessante dessa ferramenta é que você tem controle total de sua realização, como o número de convidados, a descrição, a possibilidade de incluir fotos e vídeos, de se comunicar com os interessados e, inclusive, realizar chamadas ao vivo entre todos os participantes.

Além disso, você consegue vender ingressos, oferecer opções de inscrição ou distribuir convites. Tudo muito simples, prático, didático e gratuito.

2. Eventbrite

Outra plataforma bem semelhante ao Sympla é o Eventbrite, com a diferença que a ferramenta foca um pouco mais na venda de ingressos. Por meio dela, você consegue criar o seu evento, convidar pessoas, divulgar o link e, claro, receber pagamentos de forma segura e centralizada em um único local.

O aplicativo cobra uma pequena taxa do organizador a cada ingresso vendido e todo o valor pode ser transferido para qualquer conta corrente após o fechamento do evento.

3. Trello

Um aplicativo bem conhecido por diversos profissionais e que pode ser extremamente funcional para a gestão de eventos é o Trello. Na prática, a ferramenta possibilita ao usuário planejar e organizar qualquer tipo de atividade no dia a dia ou em um período de tempo estabelecido.

Além disso, outra vantagem do Trello na gestão de eventos é a possibilidade de organizar as atividades por equipe ou colaboradores, permitindo que cada usuário tenha suas próprias demandas organizadas e detalhadas. Vale destacar também que o app é gratuito!

Em resumo, essas são as três dicas de ferramentas indispensáveis para quem trabalha com gestão de eventos. Evidentemente há muitas outras disponíveis na internet, entre pagas e gratuitas. Porém o que vale ressaltar é que, independentemente de sua escolha, investir nesse tipo de tecnologia pode trazer inúmeras vantagens e evitar erros comuns nas produções, como desperdícios, custos elevados, estouro de prazos e até prejuízos.

Curtiu? Quer mais dicas para suas produções? Então não deixe de ler também nosso próximo post e confira 4 dicas infalíveis de como organizar um evento de sucesso. Boa leitura!