Descubra como melhorar o relacionamento com fornecedores de eventos

Uma das maneiras mais eficazes de garantir a qualidade e o sucesso do trabalho de produção é estabelecer uma boa relação com fornecedores para eventos. Quem busca ter uma lista de confiança nesse quesito tende a obter retornos positivos mais duradouros diante do público. Descubra como melhorar o relacionamento com fornecedores de eventos.

De um ponto de vista mais prático, podemos destacar a vantagem da eliminação de imprevistos e o melhor planejamento e programação da campanha.

Continue acompanhando este post e entenda como manter um bom relacionamento com seus fornecedores para seguir organizando eventos incríveis no seu segmento. Confira!

Estabeleça uma comunicação eficaz

Um relacionamento produtivo só ocorre quando há uma troca de informações eficiente. Por essa razão, é fundamental elaborar um plano de comunicação eficaz.

Procure estabelecer os melhores canais de diálogo entre sua empresa e seus fornecedores, buscando sempre a transparência nas mensagens transmitidas.

Considere a utilização de um SRM — Gestão de Relacionamento com Fornecedores — para organizar os fluxos de relacionamento. Ao entrar em contato, seja objetivo e não deixe margem para dúvidas em relação às suas expectativas.

Crie uma relação de parceria

Faz parte de um bom relacionamento com fornecedores considerá-los como parte da sua própria equipe e torná-los integrantes da estratégia do evento como um todo. Quando eles estão alinhados ao seu negócio, a qualidade dos serviços e produtos aumenta, as colaborações crescem e os riscos diminuem.

Conseguir uma relação assim requer que você apresente aos seus fornecedores os benefícios que eles vão obter com a parceria, como a divulgação de mercadorias e o crescimento de público.

Alinhe os processos e agregue valor ao relacionamento

Faça do fornecedor uma espécie de consultor, deixando-o ajudar na resolução dos problemas existentes no plano de ação do evento.

O conhecimento que os fornecedores têm nesse segmento vai influenciar diretamente no sucesso do projeto e agregar mais valor ao relacionamento das duas partes. Ouça a experiência que eles têm de mercado e veja como isso pode afetar positivamente a organização da campanha.

Além disso, procure manter todos os processos de produção alinhados. Uma boa relação com os fornecedores garante estoques suficientes, entregas rápidas e matéria-prima de boa qualidade.

Busque prazos, condições e flexibilidade

Antes de fechar novas parcerias e dar continuidade às mais antigas, sempre estude detalhadamente as condições oferecidas pelos fornecedores, como prazos, armazenamento, pagamento, preços etc. Tenha opções diferenciadas para cada item, considere os valores, a entrega e a qualidade do que é ofertado.

Isso fará com que você consiga manter a conexão apenas com os melhores fornecedores para eventos, tendo em vista as necessidades da sua empresa e do evento em questão.

Exija a elaboração de um contrato

Já dizia o ditado popular: o combinado não sai caro! Para não ter erro e nem divergência nos serviços prestados, realize um contrato especificando toda a negociação. Aborde desde a questão do prazo de entrega até a quantidade de produtos solicitados e as formas de pagamento.

Além disso, especifiquem, juntos, uma multa para o não cumprimento das cláusulas. Não peque pela omissão de informações. Pelo contrário: o ideal, aqui, é ser bem detalhista, não deixando espaço para dúvidas.

Vale frisar que o contrato é uma garantia não só para o cliente — no caso, você —, mas também para os fornecedores.

Aposte na transparência

A transparência é recomendada em qualquer tipo de relacionamento — seja profissional, seja pessoal. Afinal, nada melhor do que ter plena consciência do que o outro deseja e saber exatamente “onde você está entrando”.

Se estiver insatisfeito com algum serviço ou produto, contate o fornecedor e diga quais são os pontos fracos, oferecendo algumas dicas para solucionar a questão. O mesmo raciocínio vale para o fornecedor.

A transparência deve ser de ambas as partes. Somente assim vocês conseguirão desenvolver um relacionamento saudável, baseado na confiança e no respeito mútuo.

Tenha uma carteira distinta de fornecedores

Não há dúvidas que existem fornecedores que já criaram um vínculo significativo com a empresa. Eles respeitam os acordos e oferecem serviços diferenciados, sem falar na qualidade do atendimento — fatores que o tornaram um dos melhores do mercado, conquistando a sua confiança.

Contudo, imprevistos podem acontecer — até mesmo com fornecedores que são referência nas suas respectivas áreas de atuação. É nesse contexto que surge a importância de trabalhar com diversos fornecedores.

Ter um plano B ajuda a evitar alguns problemas. Você não pode esperar o pior acontecer para, só depois, pensar no que fazer. Lembre-se que é melhor prevenir do que remediar.

Preze pelo custo-benefício

Diante da instabilidade financeira, é comum os empresários buscarem fornecedores que contemplam preços mais em conta, só que eles pecam em uma questão: analisam o valor do produto e serviço sem olhar para a qualidade.

Assim, a empresa começa a oferecer aos seus clientes produtos aquém do esperado, o que no longo prazo vai afetar o seu negócio. Por isso, é importante observar a relação custo-benefício e ter em mente que a qualidade é um dos fatores que garantem a satisfação do cliente.

Ao negociar com o fornecedor, certifique-se de que ele tenha um preço vantajoso aliado a itens que mantenham seu padrão de qualidade. Caso contrário, não vale a pena arriscar e colocar a sua credibilidade em jogo, não é mesmo?

Analise os índices de desempenho dos fornecedores

Como saber se o fornecedor está atendendo às expectativas e gerando resultados positivos se não existe nenhum parâmetro comparativo e nem dados para analisar o serviço prestado? Perceba, nesse contexto, a importância de avaliar o desempenho dos fornecedores.

Escolha indicadores-chave de desempenho (KPIs) — assim como você já deve fazer com a equipe interna —, levando em consideração as metas da organização. Não se esqueça que os indicadores devem ser claros para todos os envolvidos no processo.

Afinal, os colaboradores da empresa e os parceiros devem trabalhar em sintonia, tendo pleno conhecimento dos critérios pelos quais serão avaliados.

Melhorar o relacionamento com fornecedores envolve alinhar todos os processos, tratá-los como parte da equipe interna, elaborar canais eficientes de comunicação e buscar condições flexíveis das propostas oferecidas.

Desse modo, realizar um evento de sucesso e escolher um local que ofereça diferenciais para atrair e encantar os clientes será muito mais fácil.

Planeje adequadamente as atividades

Quando se trata de realizar um evento, o ponto alto do trabalho está em focar na organização. Isso acontece porque qualquer tipo de falha no planejamento faz toda a diferença no resultado diante do público.

Dessa maneira, planeje todas as atividades adequadamente com reuniões prévias para que cada passo seja dado como parte da estratégia. Por mais que o compromisso de colocar as atividades do trabalho em dia tome tempo, você deve se esforçar na hora de marcar esses encontros periódicos com os membros da equipe.

Só assim será possível identificar o que ainda falta ser providenciado ao longo do cronograma e tomar as melhores decisões em relação à contração dos serviços necessários.

Mostre comprometimento com o fornecedor

Um fornecedor eficiente deve ser tratado como parte da equipe de um grande evento. Hoje em dia, com a dificuldade de encontrar boas empresas prestadoras de serviços, quanto melhor for o relacionamento, melhor será o resultado positivo no longo prazo.

O grande segredo em uma situação como essa está em mostrar aos prestadores de serviço o quanto os contratantes apreciam seu trabalho e desejam preservar o contato em próximas oportunidades. Outro ponto indispensável na busca pelo sucesso está em deixá-los cientes de todos os processos logísticos que serão realizados.

Assim, eles conseguem se preparar de maneira adequada para estar de acordo com a identidade do evento e ajudar na busca pelo objetivo principal. Tenha em mente que ser transparente no processo de organização se mostra uma qualidade muito valorizada e que agrega valor à experiência no longo prazo.

Valorize os bons fornecedores

Outra maneira de valorizar a parceria com os bons fornecedores é oferecer feedbacks direcionados. Ao criar uma ligação de confiança, se torna muito mais simples exaltar os pontos positivos e, até mesmo, apontar algo que precisa ser melhorado sem causar algum tipo de desconforto.

Uma estratégia que costuma funcionar bem — especialmente quando se trata de eventos de grande porte — é oferecer premiações, como entradas para eventos da programação ou outros tipos de brindes interessantes aos profissionais. Com isso, as equipes conseguem ficar por dentro do serviço realizado por sua empresa e oferecer algo ainda mais personalizado ao renovar o contrato.

Dê liberdade ao fornecedor

Mesmo que você trate os fornecedores como parte importante da equipe, é preciso deixá-los trabalhar com liberdade. Lembre-se que eles são experientes no tipo de serviço oferecido e merecem toda a confiança necessária. Afinal de contas, ninguém se sente confortável para desempenhar bem seu ofício ao sofrer pressão constante por conta dos contratantes.

Deixe tudo alinhado com antecedência para evitar imprevistos e mantenha o canal de comunicação sempre aberto. Caso seja necessário realizar algum ajuste de última hora, será muito mais simples resolver a situação sem gerar uma crise.

Pronto! Agora você já sabe como melhorar o relacionamento com fornecedores para eventos. Tenha em mente que manter uma lista de serviços confiáveis é uma verdadeira carta na manga para otimizar a realização do seu trabalho. Além disso, se esses contatos representam boa qualidade, o crescimento do negócio se mostra apenas uma questão de tempo.

Para continuar o aprendizado, que tal conferir um post sobre como ter um relacionamento pós-evento mais produtivo? Boa leitura!