Como Organizar Um Evento de Sucesso com 3 Dicas

Em uma reunião de negócios decisiva, o ambiente, o timing e a abordagem fazem toda a diferença, concorda? Da mesma maneira, ao pensar em como organizar um evento, você precisa ter uma estratégia bem definida. 

Até porque, o evento é uma oportunidade de fortalecer conexões, reforçar a identidade da marca e criar uma experiência marcante para seu público. Inclusive, empresas com profissionais conectados e motivados são até 22% mais lucrativa, segundo um estudo da Gallup.

Então, você precisa aprender a tirar melhor proveito dos eventos, como um encontro corporativo, team building, almoço de negócios etc. Quer saber como? Preparamos este conteúdo com 3 dicas que podem ajudar a organizar um evento de sucesso. Continue a leitura!

1. Defina os objetivos do evento

Antes de decidir qualquer detalhe, tenha clareza sobre o propósito do evento. Afinal, tudo – desde o formato até a experiência dos participantes – precisa estar alinhado com os objetivos da sua empresa. Então, a pergunta é: por que você está organizando esse evento?

Networking e relacionamento 

Se a ideia é conectar pessoas, fortalecer parcerias e ampliar sua rede de contatos, o evento precisa proporcionar interações de qualidade.

Então, ele precisa ser bem estruturado, com espaços que incentivem conversas e trocas, ambientes confortáveis e um formato que facilite o networking.

Além disso, o local deve ser propício para todos se sentirem à vontade para interagir e criar conexões.

Lançamento de produto

Quer gerar expectativa e apresentar um novo produto ou serviço de forma impactante? O evento precisa ser bem-planejado para esse propósito. 

Por exemplo, a Natura usa eventos imersivos para lançar novos cosméticos, criando experiências sensoriais que reforçam sua marca.

Confraternização e engajamento de equipe 

Eventos que visam confraternizar e engajar a equipe tem objetivos semelhantes ao de networking e relacionamento. Logo, do mesmo modo, a ideia é criar um ambiente onde todos interajam espontaneamente e, ao mesmo tempo, reforcem os laços e a colaboração. 

É importante incluir atividades que incentivem o trabalho em equipe, celebrar conquistas e ter espaços confortáveis para todos se conectarem.

Por exemplo, que tal um desafio de team building, onde as equipes precisam colaborar para resolver problemas juntos? Ou então, para descontrair, um jantar temático. Isso ajuda a quebrar o gelo e engajar todos de forma divertida.

Treinamento e desenvolvimento

Quando o objetivo é capacitar funcionários e parceiros, a experiência precisa ser dinâmica. Quer um exemplo? O Grupo XP realiza workshops e encontros para educar assessores financeiros. Assim, o time se atualiza sobre o mercado de investimentos.

Independente do objetivo, o mais importante é que ele esteja alinhado à estratégia da empresa e gere impacto real no seu negócio. 

2. Saiba quem é o seu público-alvo

Quem vai estar lá? São clientes, colaboradores ou parceiros de negócios? Cada grupo tem necessidades e expectativas diferentes, e é preciso adaptar a experiência para cada um deles.

Clientes

Se o seu público for composto por clientes, o evento precisa ser:

• exclusivo e personalizado;
• sensorial, destacando a identidade da marca;
• uma oportunidade de networking, onde eles possam se sentir valorizados.

Pense na Samsung, que organiza o evento “Samsung Galaxy Unpacked” para apresentar seus novos produtos. Eles oferecem uma experiência única para seus clientes mais fiéis, com acesso antecipado a lançamentos e interação direta com especialistas.

Colaboradores

Quando o público é formado pelos colaboradores, o evento é uma chance de motivá-los, integrá-los e celebrar as conquistas da equipe. Lembre-se: trabalhadores satisfeitos e felizes podem ser, em média:

• 31% mais produtivos;
• 3x mais criativos;
• vender 37% a mais.

Os dados são de uma pesquisa da Universidade da Califórnia.

A Ambev, por exemplo, é ótima em criar eventos internos que misturam diversão e aprendizado, desde confraternizações até workshops imersivos. 

As principais dicas é que o evento seja:

• integrador, celebrando vitórias e promovendo o trabalho em equipe;
• leve, com atividades de team building e reconhecimento;
• um ambiente acolhedor que reflita a cultura da empresa.

Parceiros de negócios

Se o foco são os parceiros de negócios, o evento precisa ser mais formal para estreitar relações comerciais. Parece difícil colocar isso em prática? 

Conte com especialistas para adaptar o evento para cada público. Eles sabem como criar a atmosfera certa, planejar atividades personalizadas e alinhar os detalhes conforme o perfil do público. 

3. Escolha a data e o local ideal

Escolher a data e o local do seu evento pode parecer algo simples, mas, são decisões fundamentais para o sucesso da ocasião. 

Data

Para atrair o máximo de participantes, a data não pode entrar em conflito com outros grandes compromissos.

Por exemplo, se o público é formado por executivos ou parceiros de negócios, datas próximas a grandes feiras ou eventos do setor costumam reduzir a adesão.

Já para colaboradores, escolher um dia que não sobrecarregue a agenda de trabalho para garantir a presença de todos.

Então, anote algumas dicas rápidas para escolher a data ideal:

• evite datas próximas a feriados ou grandes eventos do setor;
• pesquise a agenda de seu público-alvo e tenha em mente a disponibilidade de todos;
• para eventos mais exclusivos, escolha uma data conveniente para quem você quer atrair.

Local

Já o local é a alma do evento. Afinal, trata-se do ambiente onde tudo acontece: as interações, as conexões, as experiências. Logo, o espaço precisa oferecer infraestrutura de qualidade e uma boa localização. 

Por isso, o Experience Lounge pode ser o local perfeito para as necessidades. Confira o que ele oferece:

• infraestrutura moderna – equipamentos de ponta e espaços flexíveis, perfeitos para atender desde almoços de negócios até experiências gastronômicas;
• localização estratégica – no coração de São Paulo, fácil acesso para todos os participantes, além de estar perto de transporte, hotéis e restaurantes;
• suporte especializado – nossa equipe está sempre à disposição para que cada detalhe seja perfeito, desde a concepção até a execução do evento.

Organize um evento de sucesso com a Experience Lounge

Organizar um evento de sucesso exige planejar cada detalhe com cuidado. Desde entender o que você quer alcançar e quem vai estar lá, até escolher a data e o local certos, tudo precisa estar alinhado. E, lógico contar com especialistas e espaços como o Experience Lounge faz toda a diferença. 

No Experience Lounge, temos uma infraestrutura moderna, uma localização superestratégica e uma equipe pronta para transformar sua ideia em realidade. Se você está planejando um evento, vamos conversar e planejar juntos!