Como organizar um evento corporativo com o orçamento limitado?

Lidar com orçamentos limitados é a realidade de muitas empresas, por isso é preciso traçar estratégias criativas para não se deixar abater. Como organizar um evento corporativo que caiba no orçamento? Será que é realmente possível? A resposta é sim.

Esses eventos são essenciais para gerar oportunidades e conversões de negócios. Mesmo com o dinheiro no limite, o sucesso de um bom evento está em conseguir engajar os funcionários e oferecer uma experiência única e intimista aos convidados.

Neste texto vamos mostrar alguns passos para planejar e organizar um evento corporativo que seja capaz de promover o engajamento entre funcionários e clientes, mesmo com um orçamento limitado. Confira!

Planeje o evento com antecedência

Ter um calendário antecipado é uma forma eficiente de reduzir custos e contratar serviços com valores mais atrativos. Além disso, a chance de arrumar um local com um preço que caiba no orçamento é ainda maior. Deixar para contratar serviços próximo da data do evento pode aumentar as chances de você encontrar as opções mais caras.

Um dos principais fatores para saber como organizar um evento corporativo que caiba no orçamento é planejá-lo para uma data menos concorrida e fora de temporada. Sendo assim, evite períodos que coincidam com congressos, feiras e outros grandes eventos.

Controle os gastos e evite desperdícios

No momento de adquirir os serviços, é fundamental fazer uma cuidadosa leitura dos contratos e saber o que está sendo acordado. Pode sair mais caro alugar um local que esteja com um ótimo preço, mas que não tenha palco, iluminação e serviço de som incluídos, por exemplo — e você terá que arcar com esses gastos adicionais.

Procure um local que ofereça oportunidade de os convidados desenvolverem suas relações pessoais, profissionais e possam conhecer profundamente as pessoas. Muitas vezes, locais que oferecem pacotes completos de serviços de buffet, som, luz e segurança saem mais em conta do que contratá-los separadamente.

Além disso, evite ao máximo os desperdícios. Na tentativa de oferecer uma grande experiência e fazer com que os convidados se lembrem do evento, algumas empresas distribuem brindes. Reflita sobre a real necessidade desses brindes para o objetivo do evento corporativo, pois muitos deles acabam sendo um gasto desnecessário.

Negocie com os fornecedores

Uma das maneiras mais antigas e ainda essenciais para lidar com o orçamento limitado é negociar com parceiros e fornecedores. Primeiramente, faça uma busca detalhada por serviços e locais acessíveis para o seu evento corporativo. Com essa pesquisa na internet ou com seus contatos já é possível ter ideia dos preços e custos.

Para empresas que realizam eventos corporativos com frequência, desenvolver relacionamentos sólidos e de confiança com fornecedores pode garantir uma negociação mais fácil. Apesar da importância de contratar fornecedores conhecidos, é essencial se manter atualizado sobre outros valores de mercado.

É preciso tratar esses eventos como um investimento corporativo. Mesmo com um orçamento limitado, é fundamental se preocupar com a experiência do cliente. Com um bom planejamento é possível contratar serviços e locais que ofereçam experiências únicas — assim como organizar um evento corporativo — sem extrapolar o orçamento.

Gostou das nossas dicas? Entre em contato com a Experience Lounge e saiba como ter uma experiência única no seu evento corporativo!