Checklist de eventos corporativos: conheça as principais etapas

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Fazer uma checklist para eventos corporativos é um desafio e tanto. De fato, são muitos os detalhes a serem atendidos, além de montar um planejamento estratégico para que a ação gere bons resultados.

Por esse motivo, é importante que você divida toda a organização do evento em etapas específicas. Dessa forma, colocar tudo o que foi pensado em prática será muito mais fácil e possíveis erros de execução serão evitados. Afinal, ninguém quer sair no prejuízo.

Para ajudar você na tarefa, montamos uma lista com os principais passos da elaboração de uma ação corporativa. Acompanhe!

Definição da data do evento

Estabelecer a data do acontecimento corporativo é o primeiro passo da checklist. Determine o dia da ação antecipadamente, assim você terá tempo o suficiente para realizar todas as outras etapas da organização do evento.

Certifique-se de que não haverá feriados ou outras festividades na data escolhida para que eles não interfiram na ação.

Contabilização dos custos previstos

Faça um controle com tudo o que será utilizado para a preparação do evento. Contabilize os custos dos serviços e dos profissionais a serem contratados. Além disso, mantenha uma margem de erro realista para os gastos.

Criar uma planilha ou um documento simples, como uma lista, é o suficiente para fazer uma boa gestão financeira e evitar surpresas no orçamento final.

Levantamento do número de convidados

Outra etapa importante do checklist de eventos corporativos é a contabilização do número de participantes. Estime a quantidade de pessoas que vão comparecer, de acordo com o limite de lotação do local reservado.

Saber essas informações é fundamental para que a quantidade certa de convites ou ingressos seja distribuída, eliminando o risco de superlotação. Lugares cheios demais causam insatisfação e desconforto, e isso deve ser evitado.

Escolha do local e seleção dos colaboradores

A escolha do local do evento deve ser feita com muita cautela. Fatores como fácil acesso, ambiente seguro, boa higiene dos banheiros e outros devem ser levados em conta antes de fechar negócio. Todos esses quesitos são essenciais para que os convidados se sintam à vontade no dia do acontecimento.

Juntamente a esses aspectos, deve estar a contratação de uma equipe de colaboradores eficientes. Eles devem ser escolhidos com o mesmo cuidado e antecedência do espaço. Assim, você garante que as funções vão ser distribuídas a tempo e que os funcionários encarregados vão executá-las de maneira eficaz.

Outro ponto que deve ser levado em consideração é priorizar um espaço que proporcione experiências únicas aos convidados, com uma estrutura de boa qualidade — para que a imagem positiva do evento reverbere durante muito mais tempo.

Elaboração do plano de marketing e da divulgação

É preciso elaborar a estratégia de divulgação do seu evento. Parece desnecessário ressaltar, mas fazer um plano mercadológico para que o seu público-alvo tome conhecimento da sua ação e marque presença no evento é crucial.

Para isso, analise o objetivo do acontecimento, alinhe ao perfil dos seus consumidores e escolha os meios de comunicação mais adequados para fazer a divulgação. Se o seu negócio tem uma audiência mais madura, invista na TV, no rádio e em outras mídias mais convencionais. Se for um público mais jovem, a internet e as redes sociais são as melhores táticas.

Montagem do material de apoio e estrutura

O material de apoio é um fator que interfere diretamente no resultado do evento. A compreensão do conteúdo ajuda na hora de aproveitar cada momento da experiência e estreitar ainda mais o relacionamento com a empresa organizadora.

Por isso, inclua na sua checklist a produção de encartes, textos complementares, mapas do espaço e qualquer outro item que possa direcionar o participante. Lembre-se de considerar também tudo o que pode ser aproveitado no pós-evento para estabelecer o processo de fidelização dos presentes no longo prazo.

Outro ponto importante está na montagem da estrutura. O mais indicado é que você faça visitas prévias ao espaço para definir a melhor estratégia de distribuição. Caso a programação tenha um momento de espera antes das atividades, ofereça os materiais de apoio logo na entrada.

Fechamento da programação

Se você quer que o público saia com uma imagem positiva, oferecer uma programação comprometida com os horários é indispensável. Qualquer tipo de falha nesse sentido acaba saltando aos olhos de todos e coloca em cheque a qualidade do serviço prestado pela empresa organizadora.

Tenha no seu planejamento uma programação bem elaborada, com horários rígidos, que permitam a apresentação do conteúdo sem sobrecarregar os participantes. Converse com antecedência com toda a lista de profissionais palestrantes e tenha sempre em mão um plano B para lidar, da melhor maneira possível, com qualquer tipo de imprevisto.

Checagem da quantidade de alimentos e bebidas

Imagine só se na hora de oferecer o coffee break, os organizadores percebem que não tem alimentação suficiente para todos os convidados. Essa é uma situação completamente constrangedora e que coloca a capacidade de encontrar soluções rápidas à prova.

Por esse motivo, coloque como uma das últimas etapas da checklist a checagem dos comes e bebes. A intenção aqui é garantir o alinhamento estratégico com os fornecedores e confirmar a quantidade conforme o registro de participantes.

Separação dos brindes

Com tanta correria na hora de fazer um evento, muita gente acaba se esquecendo dos brindes. Esse passo se mostra uma grande ação de marketing quando pensado na visão de criar um relacionamento e a fidelização do público.

Pensando nisso, ofereça brindes personalizados que mostrem o conceito da empresa para ajudar a alcançar os objetivos com a realização do evento. Assim, fica muito mais simples encontrar o momento de oferecer o brinde sem deixar de lado a imagem positiva na memória dos participantes.

Contratação de transporte para os convidados

Um evento corporativo precisa oferecer todo o suporte necessário aos seus convidados especiais. Quando se trata dos palestrantes ou qualquer outro tipo de atração envolvida, a responsabilidade de transportá-los até o compromisso é da equipe.

Sendo assim, coloque essa necessidade no seu plano de ação e selecione uma pessoa para ficar por conta disso. Essa questão precisa ser definida o mais rapidamente possível, de forma que os convidados fiquem mais confiantes na produção do evento.

Planejar uma ação empresarial não é tarefa fácil, mas com esta checklist de eventos corporativos você conseguirá organizar o seu acontecimento de forma eficaz, evitando imprevistos e possíveis prejuízos.

Agora que você conhece as etapas de uma checklist para eventos corporativos, o mais importante é usar esse tipo de documento de apoio como uma forma de aumentar a confiança na realização do trabalho, de forma a entregar o melhor resultado possível aos participantes. Só assim, toda a equipe fica preparada para um plano B, visando a qualidade do serviço.

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