A importância do briefing nos eventos

Muitas pessoas acreditam que seja fácil organizar eventos, afinal reunir um grupo de pessoas em uma sala, qual o segredo disto?

Realizar eventos é tão complexo que nos Estados Unidos existe uma associação dos organizadores de eventos, a MPI – Meeting Planners Institute que oferece diversas certificações e que são muito valorizadas por lá.

Uma destas certificações é a de Event Designer, o que mostra o qual complexo pode ser organizar um evento e que na realidade vai muito além da ideia que se trata apenas de seguir à risca um check list inicial.

Eventos corporativos são ferramentas estratégicas que podem dar suporte para as iniciativas de diversas áreas, como vendas, marketing e RH. Cada qual com seu objetivo, o organizador de eventos consegue alinhar objetivos e expectativas, entregando a melhor experiência para o seu cliente.

Um dos segredos de se organizar com excelência eventos corporativos é realmente entender o motivo principal para sua realização e não basta apenas conversar com o responsável pela área que está patrocinando o evento, mas também com os outros participantes e entender todas as outras possíveis demandas.

Por exemplo, em um evento corporativo para os clientes, por exemplo, a área de marketing tem como objetivo principal de lançar um novo produto ou serviço, porém a área de vendas quer assegurar a presença de determinadas empresas para estreitar o relacionamento. Cabe ao event designer atender a todas estas solicitações.

No caso de eventos de RH, se o tema for desenvolvimento de soft skills por exemplo, conversar com os líderes é fundamental para entender melhor a expectativa da atividade e o resultado.

Focar tempo para conseguir o maior número de informações para o briefing é o ideal, mas muitos eventos acontecem “para ontem”.

Uma forma de não correr risco neste caso é o event designer olhar sua caixinha de ases de sucesso e avaliar quais as estratégias deram certo para o evento que possam ser replicadas.

Outra sugestão é promover experiências especiais, tornando o momento inesquecível.  Algumas empresas oferecem produtos excelentes e que podem ser customizados para suas necessidades, de tempo e budget.

O Experience Lounge, por exemplo, possui um cardápio de experiências que atendem aos mais diversos públicos, além de espaços especiais para atender os grupos mais exclusivos.