8 benefícios de contratar uma produtora de eventos especializada

Quando se toma essa decisão, o negócio investe no próprio crescimento, pois essas agências são preparadas para fornecer um ótimo serviço, transformando sua ação corporativa em um grande sucesso.

Quer saber mais sobre o assunto? Listamos 8 benefícios de contratar uma produtora especializada. Acompanhe!

1. Melhor qualidade do evento

Companhias experientes no planejamento de eventos têm relações com os mais variados tipos de fornecedores. Elas estão habituadas a lidar com esses profissionais, por isso sabem quais deles são ideais para a prestação de serviços.

Essa expertise evita que fornecedores incapazes sejam contratados. Tais fatores garantem a boa qualidade das funções executadas, levando à realização de um evento de alto nível.

2. Diminuição de imprevistos

Como o próprio nome diz, imprevistos acontecem de forma inesperada. Apesar de ser difícil prever todas as complicações que podem ocorrer durante o evento, é possível prevenir-se para que tais contratempos aconteçam minimamente.

Dessa forma, contratar uma agência especializada para organizar eventos é a melhor maneira de fazer essa prevenção. Os profissionais envolvidos no projeto saberão quais medidas tomar para evitar possíveis erros, além de estarem preparados para contornar situações desagradáveis.

3. Economia de tempo e dinheiro

Além de garantir a qualidade do seu evento e evitar possíveis imprevistos, contar com uma produtora de eventos economiza tempo e dinheiro. Isso acontece porque estão incluídos no contrato da agência diversos serviços que, normalmente, seriam terceirizados — segurança, limpeza, buffet etc.

Contar com esses e outros serviços não só gera vantagens para o orçamento como poupa bastante tempo. Quando é preciso terceirizar essas funções, além de ter que pagar um valor diferente para cada uma delas, é necessário entrevistar e verificar a competência de cada fornecedor.

Esse trabalho ocupa um tempo precioso da organização, que geralmente não pode ser gasto com esse tipo de ação.

4. Produção profissional e organizada

Sabemos que planejar um evento corporativo é bastante trabalhoso. É necessário prestar atenção aos mínimos detalhes da organização para que tudo corra bem no dia planejado — e esse é apenas um dos lados da moeda.

Verificar todas as etapas da estruturação do evento demanda muito esforço e dedicação. No entanto, existe ainda outra parte que merece crédito redobrado: a elaboração estratégica da ação empresarial. Para que esse quesito receba o devido cuidado, você não pode se responsabilizar por toda a preparação do evento.

A produtora fica encarregada de executar a parte estrutural da ação, deixando você livre para se preocupar com os planos táticos de divulgação e engajamento do público.

5. Foco nas reais necessidades do projeto

Devido ao fato do planejamento de um evento ser bem complicado, como dito mais acima, é comum que ocorram confusões de tarefas e desequilíbrio na execução das funções atribuídas a cada colaborador. No entanto, quando uma agência especializada toma a frente dessa produção, tais deslizes serão evitados, pois cada ocupação estará dividida entre uma grande e competente equipe.

Assim, todos conseguirão fazer um bom trabalho e garantir que as reais necessidades do projeto sejam atendidas.

Além disso, lembre-se que produzir um evento de grande, médio ou pequeno porte exige ajuda especializada. Dessa maneira, é muito importante que uma produtora de eventos qualificada seja contratada.

Como resultado dessa escolha você proporcionará uma experiência de alto nível, gerando um impacto positivo no público para conseguir bons resultados.

6. Agilidade na resolução de problemas

Só quem já realizou um evento sabe o quanto cada etapa costuma ser trabalhosa. Diante disso, por mais que os organizadores se desdobrem para evitar problemas, eles sempre acontecem, e a diferença está na forma como cada um lida com isso. Ao contar com uma produtora especializada, você pode deixar todos esses contratempos em boas mãos.

A bagagem no ramo de atuação prepara a equipe para lidar com as crises e ter agilidade para se antecipar na criação do plano B. O grande objetivo, nesse caso, é que todos os possíveis erros sejam minimizados a ponto de se tornarem imperceptíveis aos olhos do público participante, garantindo a melhor experiência dessas pessoas.

7. Profissionais atentos às novidades do mercado

Por mais que você esteja antenado no mercado de eventos, existem alguns segredos que apenas os profissionais da área conhecem. Ao lidar diariamente com fornecedores e outros serviços envolvidos, o olhar vai muito além do básico, e esses profissionais se acostumam a pensar fora da caixinha.

Com o conhecimento em relação às tendências e novidades do mercado, é mais fácil se destacar da concorrência sem deixar a qualidade do conteúdo de lado. Sem contar que o prestígio do time da produtora ajuda na negociação de melhores preços e na elaboração de uma estratégia que tenha relação direta com o seu público-alvo.

8. Melhor reputação da empresa

Não importa qual seja a sua área de atuação: uma empresa que não se preocupa com a reputação certamente perde espaço e acaba obsoleta. Por esse motivo, fique de olho na hora de optar por uma produtora que tenha credibilidade e que ajude a agregar valor ao serviço oferecido durante o cronograma do evento.

Ao montar um planejamento bem organizado com foco em alcançar os objetivos, os resultados positivos se tornam uma consequência de tamanha dedicação. Assim, a visão dos participantes, de modo geral, se estende ao padrão de qualidade apresentado em cada etapa, como os fornecedores contratados ou o trabalho de networking disponibilizado.

O mais importante é ter em mente que não importa quais sejam as exigências necessárias para ter um grande trabalho, os profissionais envolvidos estão presentes com a intenção de ter cuidado com os detalhes que possam comprometer o negócio no longo prazo.

Detalhes de contratação

Agora que você já conhece o diferencial de contratar uma produtora especializada em eventos, deve estar se perguntando o que avaliar no momento de fechar negócio, não é mesmo? Não se preocupe! Saiba que basta fazer uma boa pesquisa com antecedência para encontrar um serviço que esteja alinhado aos objetivos do evento.

Veja, a seguir, alguns pontos que merecem atenção:

• experiência no mercado;
• avaliações positivas de clientes;
• reputação da empresa;
• conversas presenciais;
• atendimento de qualidade;
• inovação nos serviços;
• regras de contrato.

Diante de tudo isso, lembre-se que nem sempre o preço do serviço deve ser um fator determinante. Não importa qual seja o orçamento disponível, o essencial é prestar atenção em detalhes que determinem uma parceria de sucesso. Na prática, nem sempre o mais caro representa o melhor trabalho ou o mais em conta será vantajoso. Tudo depende dos objetivos da sua empresa em relação ao evento.

Agora você já sabe quais são os benefícios de contratar uma produtora de eventos especializada. O segredo está em ter bastante cautela para escolher os profissionais certos, que vão ajudar o seu trabalho a se destacar da concorrência e criar um relacionamento de confiança com o público.

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Produtor de Eventos (em inglês: Producer of Events) é responsável pelo desenvolvimento de atividade planejamento, logística, administração dos recursos e apresentação de prestadores de serviços especializados de eventos a partir da Programação e Conceito do Evento (que é apresentado pelo Organizador). O Produtor de Eventos é uma profissão diferente do Promotor de Eventos que é responsável pela de promoção e divulgação do evento. O termo promoter está relacionado a imagem e a promoção dos eventos, diferente da responsabilidade do Produtor de Eventos, que está relacionada a toda infraestrutura e logística que um evento demanda. Dessa forma, o termo “Produtor de Eventos” refere-se ao profissional que trabalha nos bastidores do evento.

É o profissional que centraliza todas as partes organizacionais, operacionais e administrativas de um evento, o profissional responsável por todas as etapas relacionadas ao evento. Deve ter noções de produção de eventos, administrativas, marketing, comunicação social e contabilidade. O produtor de eventos deve ser uma pessoa com equilíbrio emocional, iniciativa, velocidade de raciocínio, organização, responsabilidade, pontualidade, visão global (do seu projeto e do mundo), disponibilidade, eficiência (utilizar da melhor forma possível todos os recursos disponíveis) e eficácia (obtendo os melhores resultados possíveis).

De forma resumida: Produtor de eventos é o profissional que organiza, planeja, orienta e acompanha todas as fases da realização de um evento de qualquer tipo, seja uma festa, um show, uma formatura, uma convenção, uma feira, um congresso, um casamento, etc, para empresas ou organizações públicas ou privadas. Cabe ao produtor a responsabilidade de gerenciar todos os serviços necessários para cada evento, como iluminação, som, segurança, acomodação, e alimentação, e fazer cumprir o cronograma combinado, bem como resolver eventuais problemas de última hora. A montagem e a desmontagem dos locais de produção é sempre acompanhada por algum funcionário do staff, que é a equipe de produtores do evento